A preparar uma feira internacional? Guie-se por este calendário

Para garantir o sucesso da sua empresa numa feira internacional, planeie tudo ao pormenor. Saiba que tarefas assegurar, passo a passo.

Prepare a presença da sua empresa numa feira internacionalA sua empresa vai participar numa feira internacional? A presença num destes certames pode ser um passo crucial para uma estratégia de expansão, sobretudo porque ser uma alternativa privilegiada para contactar diretamente com potenciais clientes, decisores, parceiros e tomar o pulso à oferta e concorrentes atuais.

É uma oportunidade de ouro para deixar marcas positivas junto de um novo mercado. A AICEP – Agência para o Investimento e Comércio Externo de Portugal disponibiliza uma ‘checklist’ de tarefas a cumprir, desde as tarefas iniciais até à fase de ‘follow-up’ e avaliação de resultados. Siga o calendário recomendado e não deixe para a ultima hora o planeamento que estas iniciativas exigem.

 

Planear: 12 a 9 meses antes da feira

Em feiras com periodicidade anual, comece a planear a presença da sua empresa o quanto antes. Peça à organização o regulamento do certame, formulários, preçário e outras informações úteis sobre os espaços, os serviços disponíveis e a construção de ‘stands’. Faça um plano de tarefas, com um cronograma associado, e trace um plano de marketing para o evento.

 

Pedir orçamentos: 8 a 6 meses antes da feira

A partir dos objetivos comerciais e da imagem corporativa da empresa, defina como será a sua presença no evento. Poderá optar por um ‘stand’ personalizado ou por um espaço padrão, de acordo com o orçamento disponível. Se a sua preferência recair na primeira opção, deverá começar a contactar empresas especializadas e pedir orçamentos.

É também importante que consulte o mercado para encontrar as melhores ofertas de agências de viagens (deslocação e estadia), transportadoras de carga (envio de mostruários), gráficas e empresas de artigos publicitários (catálogos e brindes).

Confirme o aluguer do espaço com a organização da feira.

 

Adjudicar: 5 a 3 meses antes da feira

Adjudique as melhores propostas de orçamento. Escolha também os mostruários (produtos ou serviços) mais adequados ao mercado internacional onde vai estar presente. Assim que fechar o projeto de ‘stand’ com a empresa fornecedora, envie o desenho para aprovação da organização da feira. Aproveite para pedir as acreditações de entrada e convites para os seus contactos.

 

Comunicar: 3 a 2 meses antes

Por esta altura, a poucos meses da feira, concentre esforços na comunicação. Prepare os suportes de comunicação para a feira, as peças de comunicação externa (anúncios ou comunicados de imprensa). Aproveite também para agendar reuniões na feira com clientes e outras entidades relevantes, anexando convites de entrada para o certame.

 

Instalação: No próprio mês da feira

A 30 dias do início do evento, comece a pensar na contratação do pessoal de apoio ao ‘stand’ – e respetiva formação destes recursos. Agende a data e hora de entrega das cargas (mostruários) no ‘stand’, preferencialmente para a véspera da abertura da feira.

Cerca de 4 a 2 dias antes da abertura de portas ao público, assegure-se de que o ‘stand’ começa a ser montado. Ultime todos os pormenores do espaço antes da inauguração oficial da feira.

 

Durante a feira

Garanta que o seu ‘stand’ tem, em permanência, pessoal qualificado para responder a todas as solicitações de clientes, empresas e decisores. Troque cartões-de-visita e registe todos os contactos relevantes. Prepare a sua agenda para cada dia da feira, sem esquecer as reuniões previamente marcadas.

Em períodos de menor afluência, visite os restantes ‘stands’ e recolha informação sobre o sector, empresas concorrentes, potenciais parceiros e canais de entrada no mercado.

 

Depois da feira

Após o encerramento, certifique-se da desmontagem do stand e do retorno dos mostruários. Nas semanas seguintes, já em Portugal, agradeça a quem visitou o stand e faça o ‘follow-up’ dos contactos. Avalie, com toda a equipa, a participação e a  estratégia comercial a prosseguir em função dos resultados obtidos no evento.

 

Mantenha uma presença anual

“O sucesso de uma participação na feira só será recompensado, após uma segunda ou terceira participação”, sublinha  a AICEP que recomenda a aposta em feiras internacionais, a médio e longo prazo.  Leia ainda o artigo: “Três questões essenciais no processo de internacionalização”.

 

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