Como planear e gerir uma mudança de instalações?

Conheça os principais passos que deve seguir na hora da sua empresa mudar de instalações.

Mudanças-artigoA decisão de mudar de instalações exige um bom planeamento. A mudança não pode prejudicar o normal funcionamento de uma empresa e, para isso, deve sempre prevenir os seus colaboradores e envolvê-los no processo.

Conheça os principais passos a seguir na hora de mudar de instalações, para que este processo seja feito de forma ordeira e pacífica.

 

1. Regra número um: Planificar as mudanças com tempo

Para começar, deve “procurar o parceiro certo para encontrar o novo espaço e outro para a construção do interior dos escritórios”. Quem o diz é Pedro Silva, diretor comercial da Citymover, empresa especialista em mudanças. E sublinha, “deve escolher-se o parceiro para a execução do serviço de mudança, pelo menos com quatro semanas de antecedência. Se for superior a 100 postos de trabalho deve ser mais”.

São vários os critérios a considerar quando uma empresa planeia uma mudança. Antes demais,  o volume de pessoas envolvidas é critico. Ou seja, mudar 50 pessoas não é o mesmo do que mudar 300. Pedro Silva garante que “uma visita técnica é necessária para aferir com exatidão o que vai ser objeto de mudança. Fica a saber-se o que vai e o que fica”. E neste ponto, as acessibilidades do local de destino são importantes para determinar como fazer os serviços. Aliás, é fundamental preparar logo o local de destino e não deixar pormenores pelo caminho. Se é para fazer, que seja tudo de uma vez.

Um outro ponto que não pode esquecer é definir o tipo de serviço a efectuar. “Se existe necessidade de desmontar ou remontar o mobiliário e se é preciso mão qualificada para alguns trabalhos técnicos”, explica Pedro Silva.

É a conjugação de tudo isto que determina a dimensão da equipa, número de horas de trabalho e necessidade de meios adicionais, definindo-se com maior precisão o preço final do serviço.

 

2. Defina quem fica com a responsabilidade de gerir o processo de mudança

Para lidar com toda a logística de uma mudança, a empresa deve nomear um responsável de projeto, independentemente, da dimensão da empresa. Pedro Silva não tem dúvidas de que ter um responsável “faz toda a diferença”. E se a empresa tiver mais de 30 postos de trabalho, “já se justifica ter, além do responsável, um conjunto de coordenadores que façam a ponte entre os colaboradores da empresa e o coordenador geral da mudança”, destaca.

 

3. Dê especial atenção às infraestruturas técnicas

Instalações elétricas, telecomunicações, informática, há muitas infraestruturas para instalar e a organização aqui é determinante. Ao planear a mudança tem que ter certeza de quantas tomadas elétricas precisa. No caso das telecomunicações, o primeiro passo é fazer o pedido de linhas externas quer telefónicas, quer de dados. Veja se é necessário rever a central elétrica e se é preciso mudar de equipamentos. Tudo tem que estar a funcionar quando as pessoas chegarem às novas instalações.

No caso da informática pode ser necessário pedir novos servidores. Nesta área é imprescindível a contratação de pessoal especializado na construção de redes informáticas, caso a empresa não possua esses recursos.

 

4. Desenhe um mapa para determinar onde os colaboradores vão ficar instalados

Ao pensar a mudança, tente ver a lógica, defina quem vai mudar, para onde e a forma como vai reagrupar as pessoas. Por exemplo, determine quem é que vai ficar em ‘open space’ e quem terá direito a gabinete. O site Pmelink lembra que nesta fase tem que ter em conta quem precisa de mais luz, de mais espaço e de mais sossego.

 

5. Mudança de colaboradores

Este é o último passo e aquele que às vezes implica mais trabalho. É importante avaliar o tempo máximo que cada trabalhador ou área de serviço pode permanecer inativo e decidir quando fazer a mudança, se ao fim-de-semana, e se pode coincidir com o horário de expediente.

 

Evite estes erros:

Conheça os principais erros que as empresas cometem na hora de fazer mudanças, de acordo com a experiência da Citymover.

  • Não ter uma planta do novo espaço à escala e ajustada à realidade da mudança;
  • Ter várias empresas no dia da mudança a trabalhar nas novas instalações;
  • Haver hesitações e alterações de última hora sobre o que muda ou não;
  • Não ter os elevadores (caso existam) de reserva para o efeito da mudança;
  • Ter todos os colaboradores nas novas instalações no(s) dia(s) da mudança;
  • Não envolver as pessoas;
  • Deixar todo o processo para a última hora;
  • Não ter um único coordenador e ter vários elementos a tratar do mesmo tema.

 

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